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Prodecys 26 octobre 2021 0 Comments

Nous assistons surement à un changement dans notre mode de travail. Je pense notamment à l’intensification du télétravail (même si celui-ci existe depuis bien longtemps) ainsi qu’au développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC).

C’est pourquoi la communication prend tout son sens et devient primordiale dans notre quotidien.

 

Définir les rôles de l’équipe projet

Définir les rôles au sein de l’équipe permet à chaque membre de connaître son périmètre d’activité et les différents interlocuteurs à qui s’adresser.

Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode RACI qui se décompose en 4 rôles :

  • R: Réalise (celui qui réalise)
  • A: Approuve (celui qui valide / contrôle)
  • C: Consulté (contributeur / conseille)
  • I: Informé (informé du résultat)

Attention, il existe des variantes selon que l’on utilise la matrice en anglais ou en français.

Néanmoins, il y des règles de mise en place à respecter :

    • Un et un seul A
    • Chaque activité doit comporter au moins un R
    • Un acteur peut être A et R

méthode raci

 

Planifier la communication : le plan de communication

communication

La gestion de la communication doit assurer la satisfaction des besoins en information du projet et des parties prenantes.

La gestion de la communication nécessite d’élaborer une stratégie de communication :
Planifier la communication (fréquence, canaux)
Créer, distribuer, partager les éléments de communication
Maitriser la communication

Vers qui communiquer :
Interne : équipe projet, les comités, le management
Externe : concurrence, média

 

Définir vos objectifs de communication

Vos différentes communications répondent à des objectifs différents, pour cela vous n’allez pas transmettre les mêmes informations selon que vous souhaitez :

  • Faire adhérer au projet
  • Informer sur l’avancement du projet
  • Obtenir une prise de décision
  • Alerter sur un problème
  • Conduire le changement
  • Obtenir davantage de ressources

 

Déterminer le mode de communication dans votre gouvernance projet

La gouvernance projet sert aussi à mieux faire circuler l’information avec les canaux de communication connus et éprouvés.

L’utilisation de tous, des mêmes outils facilitera le partage et la consultation des documents.

A chaque outil son rôle mais attention à ne pas les dupliquer !

Pour vous donner des exemples :

  • Microsoft Teams : pour chatter et faire des visios
  • Sciforma: outil de gestion de projet et de gestion de portefeuille
  • Le Visual Management : suivi périodique du statut de l’avancement des projets

 

Les réunions projet

réunion projet

Les réunions projet sont indispensables au pilotage des projets ainsi qu’au partage des informations et à la prise décision.

La réunion de lancement

 

Cette réunion se tient après la phase de planification du projet et avant l’exécution de celui-ci. Elle permet entre autres de :

  • Communiquer les objectifs du projet
  • Obtenir l’engagement de l’équipe
  • Expliquer les rôles et responsabilités

 

 La réunion d’avancement

 

Cette réunion a pour objectif de s’assurer de bon avancement du projet et le cas échéant déclencher les réunions de travail.

  • Quand : à intervalles réguliers après le lancement du projet
  • Qui : Équipe projet notamment les responsables des sous-projets
  • Quoi : valider l’avancement du projet (délais, coûts, ressources) et déclencher les réunions de travail

 

La réunion de travail

 

Cette réunion permet de travailler sur des problématiques précises du projet qui nécessitent d’être discutées avec des experts / métiers

  • Quand : dès que nécessaire
  • Qui : tous les contributeurs nécessaires à faire avancer les points à l’ordre du jour
  • Quoi : valider les plans d’action pour résoudre les problèmes

 

La réunion de revue de projet

 

Cette réunion permet de préparer la réunion de comité de pilotage et de suivre la vie du projet.

  • Quand : avant le comité de pilotage
  • Qui : cette réunion réunit tous les contributeurs au projet.
  • Quoi : le planning, les taches, les difficultés rencontrés et les changements qui seraient à envisager

 

La réunion du comité de pilotage

 

C’est la réunion qui permet de décider de la poursuite ou non d’un projet (Go/No Go), ou de valider des changements majeurs sur le projet

  • Quand : lors de l’atteinte de jalons majeurs ou en cas de changement majeur
  • Qui : cette réunion réunit le chef de projet, le sponsor et le comité de direction.
  • Quoi : Avancement – Risques – Changements majeurs (versus business case, budget …)

 

Les réunions sont clés et structurent l’avancement du projet mais elles ne remplacent pas les échanges informels qui contribuent à l’esprit d’équipe, ni les tableaux de bord réguliers qui sont également une source de communication.

Prodecys accompagne les entreprises dans leur gestion de projet et dans la mise en place de ces processus. Si vous avez des problématiques dans votre gestion de projet, n’hésitez pas à nous contacter.

Les thèmes que l’on aborde dans cet article font également partie de notre formation à la gestion opérationnelle de projet qui aborde tous les aspects de la gestion d’un projet de A à Z.