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  • La gestion financière des projets grâce à un outil PPM

Lorsque l’on parle de gestion de projets, on pense souvent à un planning qui montre enchaînement des activités sur un graphique de type Gantt.

 

Mais, il ne faut pas oublier que la gestion de projets intègre évidemment cette gestion indispensable des activités, mais également la prévision et la gestion des ressources humaines (voir notre article : Comprendre les concepts de la gestion des ressources) et financières associées à ces activités.

Selon la taille du projet, sa durée ou sa complexité, le contrôle, le suivi des coûts prévisionnels et réalisés est tout simplement crucial, au même titre que le respect des délais annoncés.

En effet, le succès d’un projet se mesure au respect des délais et des coûts annoncés pour un niveau de qualité défini.

Pour respecter les coûts annoncés, encore faut-il les avoir correctement prévus !

 

S’appuyer sur les opérationnels et le chef de projet

Certes, il faut déjà avoir une bonne connaissance les activités à mener et de celles qui devront être sous-traitées, les achats de fournitures à réaliser, les formations à prévoir, les infrastructures à mettre en place (achat ou location) …
Dans le cadre d’un projet long, il est important de savoir à quel moment ces coûts vont être engagés pour définir à la fois le budget total du budget mais également savoir à quel moment, sur quel exercice les coûts seront engagés. Un outil de gestion de projet pourra vous apporter une vision sur ces éléments. Il permettra de suivre les décalages de coûts directement corrélés au décalage d’activités.

 

La mise en place d’un outil PPM pour vous aider.

Par exemple, si initialement une machine coûteuse doit être achetée et opérationnelle pour le démarrage d’un lot de production de tests en Octobre 2020, il est important de savoir que, suite à un événement extérieur survenu sur le projet, la production de ce lot sera décalée d’un an. L’investissement, dans ce cas, peut être reporté (ou pas) sur le budget de l’année n+1.

Les outils de gestion de projet permettent de suivre ces décalages et d’analyser leurs impacts afin de piloter au mieux les aspects financiers du projet et de procéder aux arbitrages nécessaires sur le portefeuille.

En choisissant le bon outil de gestion de projet, vous pourrez estimer le budget projet nécessaire, distinguer :

  • les budgets investissements (CAPEX)
  • de fonctionnement (OPEX)
  • les coûts prévisionnels
  • les coûts engagés par contrat, ou réalisés en lien avec la facturation.

La gestion financière peut même être poussée beaucoup plus loin. Certains outils peuvent gérer les comptes de résultat des projets (P&L) (Planisware) ou permettre une intégration avec le système financier pour automatiser les échanges d’informations.

Il est envisageable de prévoir les budgets dans l’outil PPM (gestion de projet, par exemple avec Sciforma), et d’envoyer ces données prévisionnelles au système financier. Dans l’autre sens, le système financier pourra renvoyer les montants comptabilisés dans l’outil de gestion de projet.

Un outil de reporting interne au logiciel de gestion de projet ou externe peut permettre de définir tous les rapports de suivi pertinents.

Mais attention ! il ne faut pas aller trop loin. La balance est à trouver pour chaque organisation, il n’y a pas de solution toute faite !

 

En résumé, pourquoi un outil PPM peut aussi être un outil de pilotage pour les financiers.

Un outil PPM vous aidera à monitorer les investissements financiers associés à vos projets, à suivre les décalages d’investissements dus à des changements dans les délais des activités.
Il vous permettra de prendre des « photos » de votre projet et de son budget à différents moments (création, revue budgétaire périodique, plans à x ans…) pour comparer l’évolution des coûts entre deux périodes.
Vous pourrez suivre la progression de la consommation de votre budget, entre les coûts liés aux dépenses d’investissement et aux coûts de fonctionnement, d’exploitation.
Toutefois, la mise en œuvre de cette gestion des coûts doit être mûrement réfléchie, il faut donc bien savoir au départ ce que l’organisation souhaite suivre (KPIs)
Pas de panique ! à chaque organisation sa solution et nous pouvons vous apporter notre expertise en gouvernance et implémentation de votre solution..