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Prodecys 20 juillet 2021 0 Comments

La transformation digitale est en plein essor.  Nous l’avons remarqué chez Prodecys car nous avons de plus en plus tendance à réaliser des projets de transformation digitale pour nos clients.

Nous avons interviewé Camille, consultante en gestion de projet chez Prodecys qui nous explique toutes les étapes pour assurer le succès de votre transformation digitale.

 

Qu’est-ce que la transformation digitale ?

« La transformation digitale est la transformation de certains processus traditionnels liée au développement du numérique et d’internet. Une entreprise va donc intégrer pleinement les technologies digitales dans l’ensemble de ses activités afin de simplifier le travail de ses collaborateurs et d’améliorer ses performances. La transformation digitale vise à tirer profit de la nouvelle donne induite par la généralisation d’Internet. »

 

La plus-value de cette transformation sur votre entreprise !

La transformation digitale apporte une plus-value à la fois perceptible et immédiate pour l’entreprise ainsi que pour tous les collaborateurs. Elle permet de faire rentrer le digital dans nos activités quotidiennes.

« Au sein d’une entreprise, la transformation digitale a pour avantage : une simplification des processus, une réduction du temps d’exécution et par conséquence une réduction des coûts. »

 

Comment faire adhérer les collaborateurs ?

Au lancement de la transformation digitale dans votre entreprise, certains des collaborateurs peuvent être craintifs et réfractaires à l’idée de changer leurs habitudes de travail.

Pour pallier ce manque d’adhésion, une bonne communication ainsi que l’entrée en jeu de la conduite du changement feront de ce projet un remarquable succès dans votre organisation.

 

« A travers certains canaux internes de communication tels que des plans de communication, les collaborateurs seront guidés tout au long de cette transformation et c’est donc un bon moyen de les impliquer.

D’autre part, l’équipe doit se sentir préparée et doit accepter le changement. Il est nécessaire de la faire adhérer aux objectifs fixés. Cela consiste à former les membres pour bien accueillir la transformation digitale en leur montrant les gains potentiels dont ils peuvent bénéficier (ex : gain de temps et simplification dans leur travail).

Par ailleurs, face à une certaine aversion au changement qui peut apparaître, présenter aux collaborateurs les avantages de cette transformation digitale est un atout pour les faire adhérer. Plusieurs avantages sont notables :

  • Modernisation des processus : plus simples, rapides
  • Gestion commune dans un outil unique : harmonisation des méthodes entre les utilisateurs et les clients. »

 

Comment démarrer une transformation digitale dans votre entreprise ?

L’implémentation de la solution digitale dans votre entreprise est un projet à part entière. Certaines étapes vous guideront pour réaliser la transition avec succès:

« Voici les conseils de Camille pour démarrer un projet de transformation digitale :

  1. Réunir et communiquer sur les problèmes et les priorités. Bien organiser les raisons pour lesquelles vous devez modifier le fonctionnement de votre organisation. Visualiser l’ensemble des processus métiers autour de votre entreprise.

 

  1. Rassembler tous les acteurs autour du processus de digitalisation de l’entreprise : l’entreprise est en accord avec cette nouvelle stratégie et les équipes sont convaincues de sa pertinence.

 

  1. Identifier les services impactés par la transformation numérique : certains services de l’entreprise seront plus concernés que d’autres par cette transformation et il convient de les identifier. Par la suite, se demander comment la transformation numérique peut favoriser cette amélioration (ex : moyens de transférer automatiquement des documents en signature).

 

  1. Evaluer le financement nécessaire à ce projet : budget identifié en fonction des objectifs attendus par cette transition numérique.

 

  1. Désigner une équipe interne pour mener à bien le projet de transformation numérique : ce choix peut se faire en interne ou externe en faisant appel à des personnes pour mettre en place les outils digitaux nécessaires et piloter cette mise en place (prise en main des outils).

 

  1. Introduction des outils numériques par itération : la transformation numérique passe toujours par la création de nouveaux workflows. Ces nouveaux processus doivent être introduits progressivement pour assurer l’efficacité de l’ensemble du projet (description des procédures d’utilisation « user guides » en adéquation avec les exigences de l’entreprise).

 

  1. Construire une culture de la transformation digitale au sein de l’entreprise : volonté de s’adapter, d’expérimenter et de s’améliorer en permanence. Accompagner les équipes par le biais de formations et d’un support continu en interne pour les aider en cas de besoin. »

Ok, mais maintenant comment on fait tout ça ?

« Dans un premier temps il faut étudier un business project concret, faire une étude spécifique du besoin et étudier son intérêt avec un outil comme le business case qui va regrouper les coûts, les risques et le planning. Ensuite il y a l’organisation en interne, il va falloir impliquer les collaborateurs et les former. Et enfin, adopter l’outil adéquat qui va dégager de la valeur ajoutée dans les process au quotidien ».

 

Comment Prodecys vous accompagne dans votre transformation digitale

« Nous accompagnons les entreprises dans les processus de transformation digitale. En effet, grâce à son expertise dans le pilotage et la gestion de projets, Prodecys s’engage dans la transformation digitale tout en ayant une connaissance des environnements digitaux qui l’entourent. »

 

Prodecys vous apporte une large gamme d’implémentations numériques au sein de votre entreprise, à commencer par la mise en place d’un logiciel de gestion de projet comme Sciforma, MS Project ou encore Planisware. Mais aussi, dans l’implémentation d’un CTMS ou la gestion des services informatiques (ITSM). N’hésitez pas à vous rendre sur « nos succès » pour en savoir plus.

 

« Prodecys déploie son accompagnement au travers de plusieurs étapes :

  • Recueil du besoin: réunions avec les équipes concernées pour évaluer leurs besoins vs leurs processus actuels et leurs attentes futures envers l’outil intégré pour la transformation digitale.
  • Analyse de faisabilité du projet (construction d’un business case) : analyse du périmètre du projet et des objectifs discutés en interne avec l’entreprise cliente, analyse des coûts, des risques, des parties prenantes, conception du planning dans un outil PPM et consolidation des informations à l’intérieur.
  • Prise en main de l’outil paramétré : Prodecys est en lien avec l’entreprise cliente mais également avec l’éditeur de l’outil pour une prise en main plus efficace et complète.
  • Accompagnement des équipes au changement, mise en place de procédures et de formations des utilisateurs et support, le temps de développer la confiance dans l’outil
  • Retour d’Expérience des utilisateurs par rapport à l’outil : analyse des écarts, anomalies en recherchant les causes pour en retirer des enseignements (lesson learned). Favoriser la reproduction de performance, être dans une démarche de préventions de risques et d’améliorations continues. »

 

Nous remercions Camille, qui nous a donné ses conseils pour mener à bien un projet de transformation digitale (il ne vous reste plus qu’à mener le bon…).

Si vous aussi vous avez un projet de transformation digitale n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis d’échanger avec vous et de vous partager notre expérience.