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Prodecys 14 septembre 2021 0 Comments

Relevé le défi d’entreprendre c’est avant tout s’organiser, collaborer et gérer ses nouveaux projets ! Pour cela, cet article va vous guider sur la mise en place d’une gestion de projet au sein d’une start-up même si vous n’y connaissez rien.

Si vous n’êtes toujours pas convaincu de l’importance des projets dans une entreprise, je vous invite à consulter cet article.

 

Un petit rappel de ce qu’est la gestion de projet

C’est un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources.

Les projets ont des caractéristiques, sans lesquels il ne peut pas être considéré comme un projet…

On doit y retrouver des contraintes (délais, qualité et coûts), il doit être unique, avec une durée limitée (donc une date de début et une date de fin), avec des objectifs clairs, être nouveau et incertain du à l’environnement extérieur (c’est ce qu’on appelle les risques).

Pour vous aider, vous pouvez vous référez à la méthode SMART :

  • Spécifique : précisément défini et clair
  • Mesurable : inclut des KPIs
  • Atteignable : inclut des moyens réalistes pour l’atteindre
  • Réalisable : il ne doit pas être trop ambitieux
  • Temporel : inclut une date de début et une date de fin

Ensuite, ces projets se conduisent selon une gouvernance à chaque entreprise. On va définir un cadre et des règles de fonctionnement qui doivent être partagées par tous. Ce qui va nous permettre d’éviter des litiges ou conflits organisationnels et ainsi mieux faire circuler l’information selon les canaux connus des acteurs projets.

Pour une gouvernance efficace, je vous conseille de choisir une méthodologie qui va être adaptée à votre entreprise et selon le niveau de maturité que vous voulez atteindre (choisir une méthodologie complexe pour gérer des activités simples ne les optimisera pas).

Ensuite, il faut homogénéiser le reporting de vos projets pour que chacun puisse retrouver les informations. Pour cela, il existe des outils que nous verrons plus loin dans l’article.

 

Comment trouver sa méthode de gestion de projet ?

Maintenant que vous avez intégré ces quelques notions, faisons un tour des méthodes de gestion de projet qui peuvent être mises en place dans un start-up !

Le diagramme de GANTT

C’est l’outil qui va vous permettre de représenter graphiquement les tâches de votre projet, leur enchaînement et les durées.

Car, le planning est la première chose indispensable en gestion de projet ! Sans planning, pas d’activités, pas de dates et donc pas SMART…

Le graphique du Gantt se compose de 2 éléments : la colonne de gauche liste toutes les tâches du projet et l’axe horizontal avec l’unité de temps qui correspond à votre projet (jour, mois, semaine…).

Les composantes du diagramme sont les suivantes :

  • Les tâches qui sont représentées par un rectangle horizontal sa longueur va dépendre de sa durée en y indiquant la date de début et la date de fin.
  • Les jalons, symbolisés par des losanges qui se traduisent par une étape, un événement (exemple : signature d’un contrat).
  • Les liensde dépendances vont indiquer les tâches qui sont dépendantes : l’une ne pouvant être réalisée que si la précédente a été accomplie par exemple, ou deux tâches devant commencer ou terminer en même temps.
  • Le chemin critique, qui va vous permettre de savoir ou focaliser votre attention

Diagramme de gantt

Cet outil va vous apporter une visibilité sur les différentes tâches qui composent votre projet, les dates de début et fin de chaque tâche et leur durée, les tâches interdépendantes et la date de début et de fin du projet.

La méthode Kanban

Le Kanban permet une représentation visuelle de l’avancement du flux de travail et une meilleure gestion des tâches dans une équipe.

Kanban, en japonais signifie étiquette. Une étiquette représente une tâche à réaliser qui est positionnée dans un tableau sur une colonne va dépendre de son avancement (par exemple « à faire », « en cours », « terminées »).

Ainsi, chaque membre de l’équipe sait ce qu’il a à faire et partage avec les autres membres son état d’avancement, sa réussite ou pas et les problématiques rencontrées.

méthode Kanban

La méthode Kanban a pour but d’installer une bonne communication au sein d’une équipe (tout le monde sait ce qu’il a à faire et tout le monde sait ce que les autres font), améliorer la rapidité de l’exécution des tâches, faciliter la définition des priorités. Tout ça en visualisant de manière claire et simple l’enchaînement des tâches et leur avancement.

Le Visual Management

Sous forme de tableau, il doit regrouper toutes les informations relatives aux projets pour permettre aux parties prenantes d’en assurer un suivi global :

  • Objectifs
  • Livrables attendus
  • Indicateurs clés
  • Plans d’actions
  • Problèmes/irritants

méthode Visual Management

Le suivi est assuré lors de réunions périodiques qui permet de partager le statut et l’avancement des projets, vérifier le respect des engagements et recaler si besoin les activités, examiner les problèmes et animer l’amélioration continue.

En savoir plus sur le Visual Management ?

Ces 3 méthodes sont selon moi les plus simples à mettre en place et à intégrer pour chaque acteur projet et surtout les plus collaboratives qui vous faciliteront le partage d’informations !

 

Comment organiser la collaboration ?

Les méthodes de gestion de projet vues ci-dessus organise déjà grandement la collaboration des équipes autour du projet. Pour aller plus loin, dans la gouvernance projet je vous propose ces astuces et outils qui peuvent faire parti de votre culture projet. Nous abordons tout cela de manière très détaillé dans notre formation complète à la gestion de projet.

  • Nommer des rôles
    • Le Sponsor : c’est celui qui a les moyens (financiers et ressources) pour réaliser le projet
    • Le chef de projet : c’est lui qui dirige le projet
    • L’équipe projet : réalise le projet
  • Définir les indicateurs, vos KPIs du projet pour qu’il soit SMART !
    • Quels livrables pour quelles dates
    • Combien de livrables en ligne avec les objectifs du projet
    • Les écarts de délais ou de coûts …
  • Regrouper les outils 

Prenons un exemple simple : le traitement de texte. Imaginez si chacun utilise un outil différent, comment voulez-vous que votre équipe se partage des documents, consulte et/ou modifie les documents… Par exemple, installer Office365 est un bon début pour collaborer et même commencer la mise en place de votre gestion de projet.

Je vous ai parlé du Kanban, avec l’application Planner dans Office365 vous pouvez le réaliser et même le partager avec les acteurs projets !

De plus, à l’heure du télétravail, Microsoft Teams vous sera grandement utile.

  • Fixer des instances

Si vous décider de mettre en place le Visual Management, il vous faut fixer des instances régulières pour faire son suivi. Vous choisissez d’un point régulier, au même jour et à la même heure. Ainsi, cela ancrera votre culture projet.

 

Prodecys accompagne les entreprises dans leur gestion de projet et dans la mise en place de ces processus. Si vous avez des questions ou si vous voulez mettre en place de la gestion de projet au sein de votre organisation, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis d’échanger avec vous et de vous partager notre expérience. Il existe des méthodes très simples à mettre en place et qui peuvent vous apporter des gains importants.

Et n’oubliez pas nous sommes organisme de formation et vous pouvez à ce titre vous les start-up, bénéficier d’accompagnement financier (plan de formation et OPCO ) pour bénéficier de notre expertise.