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  • Pourquoi externaliser votre gestion de projet ?

L’externalisation d’activité, permet bien souvent la création de valeur en ayant recours à un prestataire externe qui apportera les compétences à moindre coût.
L’externalisation a un autre avantage : la flexibilité offerte par l’externalisation des services va permettre d’avoir une gestion des ressources corrélée à l’activité. En effet, l’entreprise n’a pas besoin d’embaucher pour faire face à un besoin de gestion de projet ponctuel.
Piloter un projet nécessite de nos jours une expertise toujours plus importante, avec des projets toujours plus chers et plus risqués. La sous-traitance permet de s’entourer de consultants experts pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.

 

Internalisation ou externalisation de la conduite de projet ?

Le choix d’internalisation ou d’externalisation d’une activité est stratégique pour une entreprise. Il est primordial avant de pouvoir choisir un prestataire de bien connaître le périmètre de la mission qui sera confiée en sous-traitance.
Une fois la mission définie il faudra choisir de confier tout ou partie de la mission.
Le choix d’internaliser ou d’externaliser la conduite de vos projets répond tout d’abord à 2 questions :
• Ai-je les compétences disponibles en interne ?
• Suis-je prêt à intégrer ces compétences au cœur de mon organisation ?
Si vous répondez non à ces 2 questions, le choix d’un prestataire extérieur s’impose à vous.
Un des freins que vous allez rencontrer est la réticence à externaliser votre fonction de chef de projet. Vous vous verrez souvent opposer la question « Mais pourquoi externaliser votre chef de projet ? ». Il y a des idées reçues qui ont la vie dure, et externaliser la fonction chef de projet peut faire craindre la perte de contrôle sur ses projets.
N’oublions pas que le chef de projet est avant tout un facilitateur pour faire travailler vos équipes ensemble et consolider les informations pour vous donner toute la visibilité nécessaire sur l’avancement du projet (risques, délais, budget …).
Bien trop souvent l’externalisation est envisagée au moment où le projet dérape et n’est plus contrôlé. Le fait d’évaluer en amont sa capacité à internaliser ou pas ces activités permettra de s’économiser bien des soucis, du temps et du budget !

 

Comment recourir à l’externalisation de projet ?

Consultant gestion de projet - Prodecys

 

Ça y est c’est décidé, vous allez externaliser votre suivi de projet !

Mais comment procéder ?
Le marché de l’externalisation offre pléthore de services, il va falloir identifier ceux bien dimensionnés à vos besoins.
La façon de conduire l’externalisation de vos activités dépendra de la raison pour laquelle vous envisagez cette sous-traitance :

 

1. Pour gagner du temps : vous avez l’expertise pour pouvoir superviser, mais pas les ressources à mobiliser sur ces activités. Vous allez donc opter pour un chef de projet en externe qui documentera les activités et vous fera un reporting de suivi (maintien de planning, suivi de budget …). cf. nos solutions de « Planification externalisée »)

2. Parce que vous n’avez pas les compétences en interne (ou pas disponibles) : dans ce cas vous cherchez un expert avec lequel vous devez mettre en place une relation de confiance. Il pilotera aussi bien la gestion administrative qu’opérationnelle de vos projets. On parle de délocalisation de la fonction « chef de projet » cf. nos solutions AMOA/Gestion de projet externalisée )

Ce choix va définir le niveau de service et d’expertise sur lequel vous souhaitez vous appuyer pour vous aider dans l’atteinte des objectifs de votre projet.

 

 

Comment réussir son projet d’externalisation de projet ?

Vous avez cherché sur Internet des sociétés de gestion de projet, ou faisant de l’AMOA et vous avez des dizaines de sites qui vous sont proposés. Au bout du 3ème site vous ne savez déjà plus quelle est la différence avec le premier …

Vous ne savez pas comment mener un projet d’externalisation de projet ? Et internet ne va pas vous aider beaucoup sur ce coup.

La société à sélectionner : Tout d’abord il va falloir que vous vous assuriez du niveau d’expertise de la société que vous allez contacter, et également des consultants qui interviennent sur les missions. Bien souvent, dans le doute, il est tentant de sélectionner une société ayant pignon sur rue qui vous fera un prix très compétitif avec un catalogue de consultants long comme le bras.

Mais attention, cela n’est pas signe d’expertise, exigez des profils ayant déjà eu une expérience autre que consultant. La confrontation au terrain de l’entreprise, les réticences aux changements, les intérêts « politiques » de chacun dans l’entreprise sont des éléments qui s’apprennent avec l’expérience au cœur des organisations.

 

Les certifications, un critère d’engagement qualité des consultants : Revalorisez dans vos critères de sélection le positionnement des certifications en gestion de projet, PMI®, Prince2®, Agile®…, souvent décriées par les commerciaux comme faisant des consultants rigides, arcboutés sur une méthodologie, cela pour mieux dissimuler le refus de leur société à investir sur l’expertise de leurs chefs de projet.

Ils sont le gage d’un certain niveau d’expérience, et même la garantie d’heures de conduite de projet pour des certifications comme le PMI®. Chez Prodecys, nous avons opté pour que tous nos consultants soient certifiés sur plusieurs référentiels afin de leur assurer la plus grande culture projet et leur permettre de s’adapter à toutes les situations.

 

Leader plutôt qu’un expert du métier : Ne vous laissez pas enfermer par votre secteur d’activité, la gestion de projet a quelque chose d’universelle, dans le sens où quelle que soit l’activité, la connaissance du métier n’est pas discriminante pour la bonne conduite d’un projet. L’organisation des projets pour tous les métiers a pour vocation de mettre en place une organisation des équipes pour atteindre les objectifs, respecter les coûts et répondre aux besoins du client. Il vous faudra avant tout un bon Leadership, et cela est d’autant plus vrai que le consultant arrivera vierge de notoriété dans votre entreprise.

 

L’externalisation de la gestion de projet, tout à y gagner !

La construction d’une relation de confiance sur le moyen long terme permet de mettre en place un partenariat gagnant / gagnant, où les compétences seront adaptées tout au long du projet en fonction de la vie de celui-ci.
Ce partenariat permet également d’améliorer votre réactivité avec des ressources dédiées pour vous accompagner.
Prodecys vous propose des solutions innovantes dans ce domaine. Notre structure à taille humaine nous permet à tout moment de mobiliser l’expertise nécessaire pour répondre à un besoin ponctuel sur un projet. Nos consultants, tous certifiés, viennent du monde de l’Industrie et sont toujours en lien avec les équipes de Prodecys pour produire ensemble le meilleur pour vous.

Nous pouvons vous aider et simplement répondre à vos questions en nous contactant directement ou sur notre groupe privé LinkedIn « Project Management – Le club »